公文写作文字

1. 公文标准格式的字体、字号、有什么要求

公文一般由秘密等级和保密期限、正文、发文机关标识、附件说明、发文字号、签发人、抄送机关、紧急程度、印章、标题、主送机关、附注、成文日期、附件、主题词、印发机关和印发日期等部分组成。

公文标准格式包括:

1、须有负责之表示。(如签署、盖印章戳或副署)

2、须有时间之表示。(如制作及发文时间，并加注文号)

3、须合于现行法定格式。(用纸、格式、细项)

4、本文原则上须分段叙述，并具实质意涵(即为一定之作为或特定事物之告知)，其表达方式为由左而右之横行格式。

中华人民共和国法律《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政机关的公文主要分为“命令（令）、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要”。

(1)公文写作文字扩展阅读

公文的写作注意事项

1、 向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。

2、除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

3、不能越级行文，因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。

5、要按办文意图和行文关系选准文种，分清上行文、下行文、平行文，同一方向行文也要确定合适的文种，如上行文中请示与报告不能混淆。

6. 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。

2. 公文写作中标题的字号，字体要求

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(2)公文写作文字扩展阅读：

公文语言要庄重、准确、简明，为此要注意以下四点：

1、使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重；常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。

2、 广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了公文文体庄重色彩。

3、经常使用介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。

4、常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，形成整散结合、骈散相间的语体风格，以突出主要精神，强调重要事项，增强行文气势，加强表达效果。

3. 公文的写作要求（字体格式，字体大小，行间距）有哪些

公文写作，一般字体格式为仿宋体，字体大小3号，特定情况可以作适当调整；一般每面排22行，每行排28个字。

1、 幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。GB/T9704—2012。

2、版面

①页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

②字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

③行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

④文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

3、版头

①份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

②密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

③紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

④发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

⑤发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

⑥签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

⑦版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

4、主体

①标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

GB/T9704—2012

② 主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。

③正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

④附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

⑤ 发文机关署名、成文日期和印章

a、加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

b、不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

c、加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。GB/T9704—2012

d、成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

e、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

⑥附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

⑦附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

5、版记

①版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

②抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

③印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

6、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。GB/T9704—2012。

7、公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

8、公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。

(3)公文写作文字扩展阅读：

特定格式

1、信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

2、命令（令）格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3。

3、纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

4. 怎么提高行政公文写作能力

一、“兴趣是前提,好者方能精”。培养兴趣是写作的前提。有的办公室文秘人员不善于写作,不愿意写作,提起写作就头疼,总觉得无话可说,写起材料东拼西凑,总是不尽人意。这些人对写作不感兴趣,是写作水平难以提高的一个重要原因。如果厌烦写作,害怕写作,怎么能提高写作能力?实话说,文字工作非常清苦,公文材料经常需要加班加点,领导不满意又是批评挨嫌,活干多少没法衡量,纸笔作伴没啥油水,这些都是文字工作者不情愿的地方。可转回头来想想,一个单位的活动主要通过文字材料来加以体现,加以宣传,如果自己撰写的材料得到领导的满意,得到媒体的转发,自己的满足感、成就感也是别人难以体会的。我们干办公室文秘的,往往是本单位的业务骨干,是得到领导信任、同志们支持的。既然已经从事这份工作,自觉干好更能体现一个人的品性高低。我们要自觉把撰写材料作为提高自己写作能力的重要机会,努力写出精品多出精品。通过不断提高写作能力,进一步提高自身综合素质,为将来撰写更多的新闻文学作品,甚至为将来走上领导岗位奠定扎实的基础。 二、“读书破万卷,下笔如有神”。阅读能力与写作能力相辅相成,阅读是摄取材料的主要途径,在写作上有积累知识、储备材料、提高修养、借鉴技法等多方面的作用。鲁迅曾以亲身体验谈到读与写的问题,他在谈到《狂人日记》之前的准备工作时说:“大约所仰仗的全在先前看过百来篇外国作品和一点医学上的知识。此外的准备,一点也没有”。其实,生活上的准备也是有的,他只不过没说出来而已。鲁迅在这里就强调了阅读的作用。阅读重在理解与吸收。人们在广泛深入地阅读之后,知识更加丰富了,眼界更加开阔了,形象思维和逻辑思维更加发展了,审美修养更加提高了,这些都给写作者提供写作材料和表达技巧的借鉴。阅读要注意多读优秀作品,注意分析一定数量的优秀作品,从中体会作者的独到匠心,不断丰富自己的写作技巧。 三、“文章非天成,努力能写好”。在阅读大量优秀作品的基础上,理解、分析能力会有非常明显的提高。这时候再看公文材料或文学作品,能够比较轻松地区分优劣,好在哪儿,差在哪儿,基本上能说出个子丑寅卯。但真要让自己来写,又会产生笔头生涩的感觉。这就是眼高手低。怎样才能眼高手也高?那就是勤练笔。著名作家巴金说过:“什么是技巧?我想起一句俗话‘熟能生巧’。”只有在写作实践上反复摸索,反复练习,不断积累经验,才能逐步提高写作能力,并掌握写作技巧。初学写作不妨从写“火柴盒”、“豆腐块”做起,做到勤写、多写并且坚持下懈。有道是:“常看胸中有本,常写笔下生花”。在公文写作之余,可以多尝试新闻和其他体裁的写作练习。只要坚持勤于练笔,不怕失败,善于总结经验教训,经常向有经验的同行请教,自己就会慢慢”入门”,写作水平就一定能在不知不觉中逐步提高。 写作是有经验技巧可循的,对优秀作品的写作技巧,初学写作的人完全可以借用。许多老秘书、老记者、老作家都有过借鉴别人写作经验的经历。但是我们的借鉴只应从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,“照葫芦画瓢”。当写作能力达到一定程度后,驾驭文字的能力不断提高后,就可以尝试着出新,形成自己独特的风格,这就是“守格”后再“破格”。 四、“作文非不难,好句时时改”。写作不但要求有好的思想内容,还要有丰富、生动的表达形式。选词炼句是写好文章必须掌握的基本功。在我国,重视选词炼句有许多美谈。古代作家有“吟安一个字,捻断数根须”的说法,贾岛“推敲”的故事更是为人熟知。宋代陈骙曾说过:“鼓瑟不难,难于调弦;作文不难,难于炼句。”纵观历代作文大师,都是运用语言的高手。我们也要养成在写作中认真遣词炼句的良好习惯,公文材料注重语言、格式的规范性、准确性,新闻、文学作品注重语言、文字的丰富性、生动性,使我们的文字表现力更加淋漓尽致。

5. 一般公文的格式和字体有什么要求

一、公文用纸幅面尺寸及版面要求

1、字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

2、行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

3、文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

4、公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m~80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。

5、公文用纸幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸，公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

二、印制装订要求

1、制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。

2、印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

3、装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

三、公文格式各要素编排规则

1、关于发文字号

发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。

发文字号应该注意的问题是括注年份的是六角括号“〔〕”，而不是方括号“[ ]”。正文引用文件名称后圆括号里的发文字号中，一样应该用六角括号“〔〕”。下行文的发文字号居中排列；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

2、关于标题

公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

三个机关以下联合发文，应该列出所有机关的名称，四个以上机关联合行文时，可采用排列前的发文机关名称加“等”的方式。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。逐级多次转发的公文，拟标题时，可直接写所转发公文的标题，但要去掉原发文机关名称，“转发”前冠转发机关名称。如果转发的是“通知”，可只保留一个“通知”。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。

3、关于主送机关

主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

4、关于正文及序次语使用应注意的问题

公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中结构层次使用序次语应依次为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

特别注意的是，第一层次“一、”后面是顿号，不是逗号，也不是下脚点（齐线实心圆点）；第二层“（一）”后面不能有标点；第三层“1.”中是下脚点，切不可用顿号；第四层“（1）”后面不能跟标点。

层次序次语不能反序使用，可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可以选用 “1.”。同一个层次，使用的序次语形式必须一致。

另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗号，而不能使用顿号。（非公文材料行文中，有时用外文字母表示顺序，字母后应该使用下脚点，如“A .”或“a .”，切不可用顿号。）

四、公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。

(5)公文写作文字扩展阅读：

公文的特定格式

一、纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

二、命令格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

6. 公文写作基本要求

公文写作基本要求

公文写作是公文处理各个环节中最核心、最基础的部分，也是个人文字能力高低的体现。一般来说，公文的格式、行文规则、签发、办理、管理都有明确规定，我们只要遵守规定、按照程序去做，就可以了。而撰写就需要发挥自己的才能，需要个方面的知识来体现综合素质。古人说，兵无常势，水无常形，文无定法。就是说撰写文章没有固定的模式。但公文却有一定的规律可循，只要掌握了基本规律和要求，以现代人的文化素质，一般不会很难。不同的是各人的水平之间的差异。下面是我对公文撰写的共性要求的理解：

一、格式的要求

一般来说，每种公文都有固定的制作规格和样式。使用目的、范围和内容的不同决定了公文的格式、样式的不同，如急件、要件都要有特别的标识。这是为了统一意志，讲求效率，便于工作。古今中外、历代政权都十分重视公文格式，就是这个道理。我国历史上不少朝代对公文名称、开头、结尾、陈述顺序以及用语、书写等、都有不同的规定，有的要求还十分严格，如果违反了，轻则受责、重则治罪。由于过分注重格式，发展起来，就形成了历史上的形式主义和文牍主义。新中国建立以来，国务院办公厅先后5次颁布公文处理办法，2000年又以国务院名义颁布了新办法，提高了权威性。新办法规定：无论哪类文件，一般都要由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文时间、抄送机关、附注等11个部分组成。其中附件、抄送机关、附注根据需要，可有可无。同时，还规定了十条原则。（新规定中有，不赘述）

二、政治要求

公文是为政治服务的。格式的要求只是外在形式的要求，政治上的要求才是最根本的要求。政治上出了偏差，在任何时代也是不允许的。一般来讲，当前的公文写作要注意以下5个方面：

1、要符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规

原则上是三跟：跟着形势、跟着时事政策、跟着舆论导向。

2、要符合上级机关的有关要求

上级精神是下级机关制发文件的依据，下级制发文件多数是为了贯彻上级精神，有的是进一步细化，使之更符合本单位实际，更具操作性。所以，撰写公文，首先要学好上级文件，可以模仿上级文件的体例，但要有创新，不能上下一般粗。忌讳当传声筒、转运站。

3、要与现行公文相衔接

一是要和上级以及相关部门的文件相衔接，上级和其他部门提倡的，你就不能站在本单位角度去否定，不能有冲突；二是要与本单位现行文件相衔接，不能前后矛盾，自相矛盾。

4、要符合领导意图

也可以直接表述为与本单位领导的思路保持一致。这里边可有学问，需要撰写者细心体会。不说别的，你自己觉得写的再好，领导那里通不过也是白搭。领导水平制约公文的质量是没错的，但有人说“秘书水平有多高，领导水平就有多高”，是有片面性的。切记领导就是领导，是他领导你。

5、提出的政策措施要切实可行

涉及政策、规定一类的文件，一般比较重要。提出的政策措施有没有可操作性，是否便于执行，是关键。要设身处地的为执行这考虑，如果不能落实，政策、措施再好也是一纸空文。

三、文字写作要求

和小说、诗歌、剧本、散文等文学艺术作品的形象思维不同，公文属于逻辑思维范畴。它不是以艺术形象感染读者，二是以事实和道理说服读者。它不适宜想象、虚构、夸张、抒情的手法反映生活的本质真实，二是以记叙、说明、论述的方法有针对性的表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实发性问题，它不是给予人们以美的艺术享受，二是用于解决实际问题。因此，这就决定了公文在文字写作方面的自身特点，那就是：实用、严密、准确、简练。

1、实用。公文在表现内容上有其现实的具体的针对性。下行文件，都是上级为了解决问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施，上行文是下级反映工作过程中新问题、新情况、新经验，让上级了解、注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。平行文也是就某些问题相互知照或协商。实所以公文写作要讲究实用性，不能华而不实，更忌讳夸张、想象。实用性还有个时间问题，公文实效性很强，拖过了时机，公文就没有意义了。比如请示，得到了答复，这个请示就成了档案，通知得到了执行，也就完成了使命。所以公文写作写作、处理必须快捷，拖拉是要误事的。

2、严密。一是文种、格式要严密。请示不能写成意见，也不能写成报告，通知不能写成通报。向上报送的文件，未经批准，就不能下发，文件该发到哪一级也不能随意扩大范围。这些法定性、权威性、政治性的要求，必须严密，这是机关工作效率的体现。二是文字要严密。论述不能写成说明，叙述不能写成结论，表达不能夸张渲染。在作概念、判断推理的时候，更要严密，在同一时间、同一关系、同一意义下要保持同一说法。更不能把个别现象做为普遍现象。尤其是结论性的表达，绝不能夸大个缩小，也不能使用模棱两可的语言

3、准确。除了要准确体现领导意图以外，就是用语要准确，引用准确，使用数字要准确。换言之，就是定性、定量都必须准确。“白发三千丈”、“燕山雪花大如席”一类文字是切忌使用的。准确是公文的生命，“一字入公文，九牛拔不出”，一旦出错，纠正就费劲大了。

4、简练。公文讲究简捷明白，一语中的，力戒繁文缛节、套话等形式主义。现在打字、印刷技术发达了，文件越来越多了，也越来越长了，不是好现象。毛泽东在《关于建立报告制度》一文中指出：“报告文字，每次一千字左右为限，除特特殊情况外，至多不要超过两千字。”我认为对现在公文写作仍有指导意义。

蒋介石处理公文轶事二则：

其一、抗战胜利后，国民党政府机构某部门把一份《抗战胜利后之建设计划》呈送他审阅，因文章冗长，洋洋数万言，蒋无时间细看，便随手批了“我非字纸篓”五个字发还。

其二、军政部呈送一份公文给蒋介石，文中误把当时的国民党宁夏省主席马鸿逵写成了青海省主席马鸿达。蒋批曰：“马鸿逵写成马鸿达情有可原谅，宁夏省主席错为青海省主席，足见办事糊涂也”。

美国前总统卡特改革公文轶事

为研究如何改革公文和精简公文文字，卡特专门举办了有200名联邦政府官员学习班，他自己带头改革。原来，美国总统令的起句为“我谨奉合众国宪法和法律所赋予合众国总统的全权力，兹发布命令……”，卡特把它简练为“我作为合众国总统命令……”。从而推动了美国政府文风的改革和改进。

7. 各种公文的排版要求（字体大小，行间距，页边距，格式）

公文格式的基本要求

一、版头要求

（一）公文首页红色分隔线上以上的部分称为版头。版头占整个页面的3／7。

（二）发文机关标志可由发文机关全称或规范化简称加上文件二字组成，也可使用发文机关全称或规范化简称。推荐使用小标宋体字，红色。发文机关标志必须与发文机关署名及印章一致。字号一般以一行能排下为限。

（三）发文字号必须由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成。发文字号用3号仿宋体，年份外加六角括号〔〕。发文顺序号不编虚位（如1不编01）。如全南县教育局的1号文件可编全教字〔2016〕1号。

二、公文主题部分要求

（一）标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般不使用标点符号。

（二）标题一般用2号方正小标宋简体，标注在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。一般排成宝塔形，不可排成长方形和上下长、中间短的沙漏形。回行时要做到词义完整，排列对齐。

三、主送机关要求

（一）主送机关用3号仿宋体，与正文标题下空一行位置，左侧顶格排，回行时仍顶格。同级同类机关之间使用顿号，同级不同类机关之间使用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（二）公文第1页的行数：一般可掌握为2行标题9行正文，3行标题8行正文，以此类推。

四、正文要求

（一）公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体，如是转发文件类的通知，用3号楷体，数字、年份不能折行。段首前空2个字，每行首字不能出现标点符号。一般公文的首个盖章页应当显示正文、发文机关署名和印章。

（二）结构层次序数标法：第一层为一、，字体为3号黑体字；第二层为（一），用3号楷体字；第三层为1.，用3号仿宋体；第四层为（1），用3号仿宋体。字体一般不加粗。

（三）正文一般每页22行，每行28个字。行数可视情增减1至2行。

五、附件要求

（一）附件用3号仿宋体，位于正文和发文机关署名之间，与正文空开一行左空二字编排附件二字，后标全角冒号和附件名称，名称后不加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如附件：1.×××××。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（二）附件应当另面编排，附件二字用3号黑体字，在附件正文左上角顶格排在版心左上角第一行，有多个附件应加序号。附件应排在版记之前，与正文装订。附件标题与附件之间空一行。附件正文格式与公文格式一样。

六、发文机关署名、成文日期和印章要求

（一）成文日期一般右空4字编排。

（二）单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文1行之内，印章用红色，不得出现空白印章。

七、版记要求

（一）公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记。由分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、版记的位置等四部分组成。

（二）分隔线中的首末线用粗线，中间用细线，末条分隔线与公文最后的一面版心下边缘重合。

（三）抄送机关一般用4号仿宋体，左右各空一字编排。抄送二字后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。文件中尽量不排抄送机关。

（四）印发机关一般是各级党政机关办公厅（室）或文秘部门，如没有的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般都用4号仿宋体，标注于末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字。

（五）版记应标在公文最后一页，且要标在双页码上。

八、页码要求

（一）一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。附件与正文，页码应当连续编排。公文首页不显示页码。

（二）公文中表格的处理：文中如有附表，对横排A4纸型的表格，页码位置与公文其他页码保持一致。

(7)公文写作文字扩展阅读：

公文活动中标点符号的使用规范

《中华人民共和国国家标准》（GB|T15834—1995）中《标点符号用法》对标点符号的使用作出明确规定：标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。

常用的标点符号有16种，分点号和标号两大类。

点号的作用在于点断，主要表示说话时的停顿和语气。点号又分为句末点号和句内点号。句末点号用在句末，有句号、问号、叹号3种，表示句末的停顿，同时表示句子的语气；句内点号用在句内，有逗号、顿号、分号、冒号4种，表示句内的各种不同性质的停顿。

标号的作用在于标明，主要标明语句的性质和作用。常用的标号有9种，即：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号。

8. 公文写作如果带附件，附件字体有要求吗

附件字体要求同正文一样，无特殊说明时通常用3号仿宋体字。

《党政机关公文格式内》规定：

7.3.7 附件容

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(8)公文写作文字扩展阅读：

公文写作中附件说明：

1、公文中有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

2、如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.
XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

3、附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

9. 公文排版常用的是几号字，什么字体

1、如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

2、一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

3、如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

4、公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

5、公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。GB/T 9704—2012

(9)公文写作文字扩展阅读：

公文写作原则：

1、内容上“三查三改”

查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。

查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。

2、文字上“三查三改”

查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

3、体式上“五查五改”

查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。

办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。

公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。

10. 公文中，正文的字体是什么

公文中正文字体：仿宋，三号字。

公文语言要庄重、准确、简明，为此要注意以下四点：

1. 使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重；常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。

2. 广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了公文文体庄重色彩。

3. 经常使用介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。

4. 常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，形成整散结合、骈散相间的语体风格，以突出主要精神，强调重要事项，增强行文气势，加强表达效果。

(10)公文写作文字扩展阅读：

1. 内容上“三查三改”

查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。

查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。

2. 文字上“三查三改”

查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

3. 体式上“五查五改”

查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。

办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。

公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。